Van Microsoft 365 naar zakelijke e-mail in Europa

Waarom bedrijven overstappen

• Niet onder Amerikaans rechtMicrosoft is een Amerikaans bedrijf en valt onder de CLOUD Act: Amerikaanse autoriteiten kunnen gegevens opvragen, ook als die in een Europees datacenter staan. Microsoft France verklaarde in juni 2025 onder ede in de Franse Senaat dat het niet kan garanderen dat gegevens van Franse klanten nooit zonder toestemming aan de VS worden gegeven. Het voegde eraan toe dat het nog nooit was gebeurd.
• Alleen betalen voor mailMicrosoft 365 is een bundel. Gebruik je vooral de mail, dan betaal je mee voor wat je niet gebruikt. Bij CloudVikings betaal je per mailbox, en het maildomein is gratis.
• Een aanbieder die je kunt bellenVragen stel je aan ons in Uden, in het Nederlands, aan de mensen die de servers zelf beheren.
• Alles op één plekDomeinnaam, DNS, website en mail in Mijn CloudVikings, met dezelfde rechten voor je team en je webbureau, en goedkeuring van elke wijziging.

Waar staat je mail bij ons? Op drie mailservers van Hetzner (een Duits bedrijf) in Duitsland en Finland. De back-up gaat naar Wasabi in Amsterdam; dat is een Amerikaans bedrijf, daarom versleutelen we de back-up voordat hij de server verlaat, met een sleutel die alleen wij hebben. Zie subverwerkers.

Wat je meeneemt, en hoe het bij ons heet

Wat niet meegaat: Teams, SharePoint, OneDrive en de Office-apps. Die hebben met je mail niets te maken en kun je houden, zie hieronder. Ook regels in Outlook (filters) en je handtekening stel je opnieuw in.

Het stappenplan

1. Maak je mailboxen klaar
   Maak een account aan in Mijn CloudVikings en voeg je domein toe onder Mail. Maak dezelfde adressen aan als in Microsoft 365: eerst de persoonlijke mailboxen, dan de gedeelde mailboxen (met hun leden), de aliassen en de groepsadressen. Tip: maak in het beheercentrum van Microsoft een lijst van alle gebruikers, gedeelde mailboxen en distributielijsten, dan vergeet je niets.
2. Zet de DNS om
   Staat je DNS bij ons, dan kies je het recept Mail naar CloudVikings. Dat vervangt de MX-records van Microsoft, zet autodiscover naar ons en voegt ons toe aan je SPF-record, en je ziet vooraf wat er verandert. Staat je DNS ergens anders, dan zet je de records die we laten zien bij je DNS-aanbieder, of je verhuist je domein eerst. Vanaf nu komt nieuwe mail bij ons binnen; door de cache van DNS kan het tot een dag duren voordat elke afzender het weet.
3. Kopieer je oude mail
   Zet in een mailprogramma je oude Microsoft-mailbox en je nieuwe mailbox naast elkaar, en sleep de mappen van de oude naar de nieuwe. Dat kan in Thunderbird (gratis, inloggen bij Microsoft met OAuth2), Apple Mail of Outlook. Vraagt Thunderbird om goedkeuring door een beheerder, dan moet de beheerder van je Microsoft-omgeving dat eenmalig toestaan. Grote mailboxen kopieer je het best map voor map, met een snelle internetverbinding.
4. Gedeelde mailboxen
   Open in Outlook (waar de gedeelde mailbox al in staat) ook je nieuwe mailbox via IMAP, en sleep de mappen naar de nieuwe gedeelde mailbox. Die staat bij jou onder Shared Folders.
5. Neem agenda en contacten mee
   Contacten: in Outlook op het web ga je naar Personen, kies je Contactpersonen beheren en dan Contactpersonen exporteren; je krijgt een CSV-bestand. Agenda: exporteer je agenda als ICS-bestand (in klassiek Outlook via Bestand → Agenda opslaan). Importeer beide in een programma dat met je nieuwe mailbox is gekoppeld, zoals Thunderbird of Apple Agenda en Contacten; ze synchroniseren daarna naar je telefoon.
6. Ruim Microsoft 365 op
   Laat je Microsoft-licenties nog een week doorlopen en kijk dan of er nog mail in de oude mailboxen binnenkwam; sleep die mee. Haal daarna include:spf.protection.outlook.com uit je SPF-record, verwijder het domein in het Microsoft 365-beheercentrum (anders blijft mail van collega's die nog in Microsoft 365 zitten daar intern hangen), en zeg de licenties op. De DKIM-records selector1 en selector2 en het MS=-record van Microsoft mogen dan ook weg.

Benieuwd hoe je domein er nu voor staat? Doe de gratis e-mailcheck: die laat zien waar je MX, SPF, DKIM en DMARC nu naar wijzen.

Wanneer je beter bij Microsoft 365 blijft

Eerlijk is eerlijk: overstappen is niet voor iedereen de beste keuze.

• Je werkt de hele dag in Teams en SharePointAgenda-uitnodigingen voor Teams-vergaderingen en het delen van agenda's binnen je organisatie werken het soepelst als iedereen in Microsoft 365 zit.
• Je hebt archivering of eDiscovery nodigVoor bewaarplicht met juridische bewaring (litigation hold) heeft Microsoft functies die wij niet hebben.
• Je wilt alleen de Office-apps houdenDat kan: Microsoft verkoopt pakketten met Word, Excel en Outlook zonder Exchange-mailbox, zoals Microsoft 365 Apps for business. Je mail staat dan bij ons en Outlook gebruik je gewoon via IMAP. Controleer vooraf bij Microsoft wat er in het pakket zit.

Blijf je bij Microsoft? Dan kun je wel je domein en DNS bij ons zetten: met het recept voor Microsoft 365 staan MX, SPF, DKIM en autodiscover in één keer goed. Zie Microsoft 365 DNS-records instellen.