Van Gmail in Google Workspace naar zakelijke e-mail in Europa

Waarom bedrijven overstappen

• Niet onder Amerikaans rechtGoogle is een Amerikaans bedrijf en valt onder de CLOUD Act: Amerikaanse autoriteiten kunnen gegevens opvragen die het bedrijf beheert, ook als die buiten de VS staan.
• Alleen betalen voor mailGoogle Workspace is een bundel met Drive, Docs en Meet. Gebruik je vooral de mail, dan betaal je mee voor wat je niet gebruikt. Bij CloudVikings betaal je per mailbox, en het maildomein is gratis.
• Een aanbieder die je kunt bellenVragen stel je aan ons in Uden, in het Nederlands, aan de mensen die de servers zelf beheren.
• Een echte gedeelde mailboxGoogle kent geen gedeelde mailbox zoals Microsoft; je werkt daar met een groep of met delegatie. Bij ons is info@ één inbox die collega's met hun eigen login openen, in hun gewone mailprogramma. Zie gedeelde mailbox.

Waar staat je mail bij ons? Op drie mailservers van Hetzner (een Duits bedrijf) in Duitsland en Finland. De back-up gaat naar Wasabi in Amsterdam; dat is een Amerikaans bedrijf, daarom versleutelen we de back-up voordat hij de server verlaat, met een sleutel die alleen wij hebben. Zie subverwerkers.

Wat je meeneemt, en hoe het bij ons heet

Wat niet meegaat: Drive, Docs, Sheets en Meet. Die hebben met je mail niets te maken, zie hieronder. Ook filters, je handtekening en je afwezigheidsmelding stel je opnieuw in.

Het stappenplan

1. Maak je mailboxen klaar
   Maak een account aan in Mijn CloudVikings en voeg je domein toe onder Mail. Maak dezelfde adressen aan als in Google Workspace: eerst de persoonlijke mailboxen, dan de gedeelde mailboxen (met hun leden), de aliassen en de groepsadressen. Tip: in de Google-beheerconsole zie je alle gebruikers, hun alternatieve adressen en alle groepen.
2. Zet de DNS om
   Staat je DNS bij ons, dan kies je het recept Mail naar CloudVikings. Dat vervangt het MX-record van Google en voegt ons toe aan je SPF-record, en je ziet vooraf wat er verandert. Staat je DNS ergens anders, dan zet je de records die we laten zien bij je DNS-aanbieder, of je verhuist je domein eerst. Vanaf nu komt nieuwe mail bij ons binnen; door de cache van DNS kan het tot een dag duren voordat elke afzender het weet.
3. Kopieer je oude mail
   Zet in een mailprogramma je Gmail-account en je nieuwe mailbox naast elkaar, en sleep de mappen van de oude naar de nieuwe. Thunderbird (gratis) en Apple Mail loggen bij Google in via het inlogscherm van Google. Lukt dat niet, dan heeft de beheerder van je organisatie IMAP-toegang misschien uitgezet in de beheerconsole; die kan het voor de overstap weer aanzetten.
4. Neem agenda en contacten mee
   Agenda: in Google Agenda kies je het tandwiel, Instellingen, Importeren en exporteren en dan Exporteren; je krijgt een zip-bestand met een ICS-bestand per agenda. Contacten: in Google Contacten selecteer je alle contacten, kies je Exporteren en dan vCard. Importeer beide in een programma dat met je nieuwe mailbox is gekoppeld, zoals Thunderbird of Apple Agenda en Contacten; ze synchroniseren daarna naar je telefoon.
5. Ruim Google Workspace op
   Laat je Google-licenties nog een week doorlopen en kijk dan of er nog mail in Gmail binnenkwam; sleep die mee. Haal daarna include:_spf.google.com uit je SPF-record en het DKIM-record google._domainkey uit je DNS. Laat een google-site-verification-record staan: dat gebruiken ook andere Google-diensten, zoals Search Console. Zeg daarna de licenties op, of zet alleen Gmail uit in de beheerconsole als je Drive en Docs houdt; anders blijft mail tussen collega's die nog in Google zitten daar intern hangen.

Benieuwd hoe je domein er nu voor staat? Doe de gratis e-mailcheck: die laat zien waar je MX, SPF, DKIM en DMARC nu naar wijzen.

Wat er met je labels gebeurt

Gmail werkt met labels, de rest van de mailwereld met mappen. In een mailprogramma is elk label een map. Een bericht met twee labels staat dus in twee mappen, en kopieer je beide mappen, dan heb je het bericht twee keer.

• Inbox, Verzonden en je labelsSleep ze naar mappen met dezelfde naam in je nieuwe mailbox.
• Gearchiveerde mailMail die je archiveerde zonder label staat alleen in de map [Gmail]/Alle berichten. Wil je die bewaren, kopieer die map dan als Archief. Berichten met een label krijg je dan dubbel; wil je dat niet, kopieer dan alleen Alle berichten en sla de labelmappen over.
• Spam en prullenbakDie hoef je niet mee te nemen.

Wanneer je beter bij Google blijft

Eerlijk is eerlijk: overstappen is niet voor iedereen de beste keuze.

• Je werkt de hele dag in Docs, Drive en MeetDelen met collega's en agenda-uitnodigingen voor Meet werken het soepelst als iedereen in Google Workspace zit.
• Je hebt archivering of eDiscovery nodigVoor bewaarplicht met juridische bewaring heeft Google Vault, en dat hebben wij niet.
• Je gebruikt veel apps die met je Google-account inloggenVeel diensten laten je inloggen met Google. Stap je over, dan moet je bij die diensten eerst een wachtwoord of andere inlogmethode instellen, anders kom je er na het opzeggen niet meer in.

Blijf je bij Google? Dan kun je wel je domein en DNS bij ons zetten: met het recept voor Google Workspace staan MX, SPF en DKIM in één keer goed. Zie Google Workspace DNS-records instellen.