Privacyverklaring
In het kort. We verzamelen alleen wat nodig is om je diensten te leveren, je account te beveiligen en aan de wet te voldoen. We verkopen je gegevens niet. Je gegevens staan in de Europese Unie. Gegevens van domeinhouders geven we door aan de registry, omdat een domeinnaam anders niet kan worden geregistreerd. Vragen? Mail privacy@cloudvikings.nl.
1. Wie is verantwoordelijk
CloudVikings, Kroon 18, 5406 DJ Uden (KvK 50535889), is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerkingen in deze verklaring. Je bereikt ons voor privacyvragen via privacy@cloudvikings.nl of 0413 - 410 014. We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld omdat dat voor ons niet verplicht is; privacyvragen worden behandeld door de eigenaar.
2. Welke gegevens, waarvoor en op welke grondslag
| Doel | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Account aanmaken en inloggen | Naam, e-mailadres, wachtwoord (versleuteld opgeslagen), passkeys (alleen de publieke sleutel), authenticator-geheim (versleuteld), herstelcodes (gehasht), taalvoorkeur | Uitvoering overeenkomst | Zolang je account bestaat |
| Beveiliging: herkennen van apparaten, sessies en verdachte inlogpogingen | IP-adres, browser en besturingssysteem (user-agent), tijdstip, bekende apparaten, mislukte pogingen | Gerechtvaardigd belang (beveiliging van je account en onze diensten) en wettelijke plicht (zorgplicht beveiliging) | Sessies maximaal 12 uur; bekende apparaten tot je ze verwijdert of 1 jaar niet gebruikt; activiteitenlog 2 jaar |
| Activiteitenlog | Wie, wat, wanneer, vanaf welk IP-adres en hoe bevestigd; ook het bekijken van pagina's | Gerechtvaardigd belang (aantoonbaarheid, controle door jou en je organisatie, bewijs) en uitvoering overeenkomst | 2 jaar |
| Diensten leveren (domeinnamen, DNS, hosting) | Houdergegevens: naam, organisatie, adres, e-mail, telefoon; technische gegevens zoals DNS-records en nameservers | Uitvoering overeenkomst | Duur van de dienst, daarna tot 2 jaar voor afhandeling van vragen en geschillen |
| Facturatie en betalingen | Factuurgegevens, btw-nummer, IBAN en naam rekeninghouder (bij incasso), betaalstatus | Uitvoering overeenkomst en wettelijke plicht (fiscale bewaarplicht) | 7 jaar na afloop van het boekjaar |
| Controle btw-nummer | Btw-nummer, resultaat van de VIES-controle | Wettelijke plicht | Als facturatie |
| Servicemeldingen (verloop, betaalverzoeken, beveiliging) | Naam, e-mailadres | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang | Zolang je account bestaat |
| Ondersteuning | Inhoud van je vraag, contactgegevens; bij meekijken: de reden en duur | Uitvoering overeenkomst en gerechtvaardigd belang | 2 jaar na afhandeling |
| Partnertoegang en uitnodigingen | Naam en e-mailadres van uitgenodigde personen, partnerkoppelingen en rechten | Gerechtvaardigd belang van de organisatie die uitnodigt | Uitnodigingen vervallen na 7 dagen; koppelingen zolang ze actief zijn |
| Misbruikmeldingen | Gegevens van de melder en de betrokken klant, inhoud van de melding | Wettelijke plicht (Digital Services Act) en gerechtvaardigd belang | 2 jaar na afhandeling |
| Websitestatistieken | Geanonimiseerde bezoekgegevens | Toestemming of, voor anonieme statistieken zonder cookies van derden, gerechtvaardigd belang | Maximaal 14 maanden |
Een gerechtvaardigd belang gebruiken we alleen na een afweging tussen ons belang en jouw privacy. Je kunt bezwaar maken (zie je rechten). We nemen geen besluiten die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking berusten en die je in aanmerkelijke mate treffen. Wel blokkeren onze systemen automatisch bij herhaalde mislukte inlogpogingen; je kunt dan contact met ons opnemen.
Gegevens die nodig zijn voor de overeenkomst of de wet ben je verplicht te geven; zonder die gegevens kunnen we de dienst niet leveren.
3. Domeinnamen en WHOIS/RDAP
- Om een domeinnaam te registreren geven we de houdergegevens door aan de registrar Realtime Register B.V. en de registry van de extensie (bijvoorbeeld SIDN voor .nl, EURid voor .eu). Zij zijn daarvoor zelf verantwoordelijk. Registries kunnen buiten de EU gevestigd zijn, bijvoorbeeld voor .com (Verisign, VS); zie doorgifte buiten de EU.
- Registries publiceren afhankelijk van de extensie gegevens in openbare databases (WHOIS/RDAP). Bij natuurlijke personen worden naam en adres doorgaans afgeschermd. Bij organisaties kunnen de organisatienaam en soms meer openbaar zijn.
- Registries en registrars kunnen afgeschermde gegevens verstrekken aan partijen met een rechtmatig belang, zoals rechthebbenden of opsporingsinstanties, volgens hun beleid.
- Registries en registrars bewaren gegevens volgens hun eigen beleid, ook na opheffing van de domeinnaam.
4. Beveiliging en activiteitenlog
We beveiligen gegevens met onder meer verplichte tweestapsverificatie, versleutelde verbindingen (TLS), versleutelde opslag van geheimen, een strikt rechtenmodel, back-ups op een andere locatie en een activiteitenlog dat achteraf niet kan worden aangepast. Toegang voor onze medewerkers verloopt via een passkey, is beperkt tot wat nodig is en wordt gelogd. Meekijken met je account gebeurt alleen lezend, met een reden, en je ziet het in je log. Hebben we toch een datalek, dan melden we dat waar nodig aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan jou.
Het activiteitenlog van een organisatie is zichtbaar voor leden van die organisatie met toegang tot het log. Je naam en handelingen in een organisatie zijn dus zichtbaar voor die leden.
5. Met wie we gegevens delen
We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen met:
- dienstverleners die voor ons werken (verwerkers), zoals onze hostingprovider, e-maildienst en boekhoudsoftware. Zij staan op de lijst van subverwerkers;
- partijen die zelf verantwoordelijk zijn, zoals de registrar en registries (voor domeinnamen) en Mollie (betalingen; Mollie is als betaalinstelling deels zelfstandig verantwoordelijk);
- de leden en partners van je organisatie, binnen de rechten die de organisatie geeft;
- overheidsinstanties, als de wet ons daartoe verplicht, zoals de Belastingdienst of na een rechtmatig verzoek van politie of justitie;
- melders van misbruik, alleen onder de voorwaarden in ons misbruikbeleid.
6. Doorgifte buiten de EU
We slaan gegevens op in de EU. Sommige dienstverleners of registries zijn (ook) buiten de EU gevestigd. Doorgifte gebeurt dan alleen op basis van een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS Data Privacy Framework voor gecertificeerde bedrijven) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, met aanvullende maatregelen waar nodig. Bij domeinnamen onder een registry buiten de EU is de doorgifte noodzakelijk voor de uitvoering van de overeenkomst. Een kopie van de waarborgen kun je bij ons opvragen.
7. Hoe lang we gegevens bewaren
De bewaartermijnen staan per doel in de tabel bij punt 2. Verwijder je je account, dan verwijderen of anonimiseren we je gegevens, behalve wat we wettelijk moeten bewaren (zoals facturen, 7 jaar) en het activiteitenlog (2 jaar, omdat het aantoonbaar onveranderd moet blijven). Back-ups worden binnen hun rotatietermijn overschreven.
8. Cookies en statistieken
- Mijn CloudVikings gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om in te loggen, je sessie te beveiligen (ook tegen vervalste verzoeken) en je apparaat te herkennen. Daarvoor is geen toestemming nodig.
- Deze website gebruikt Piwik PRO (servers in de EU) voor statistieken. Analytische cookies of vergelijkbare technieken plaatsen we alleen als ze een beperkte inbreuk op je privacy maken, of met je toestemming.
- Op deze website staat een widget van Trustpilot. Daarbij kan Trustpilot gegevens over je bezoek ontvangen volgens het eigen privacybeleid van Trustpilot.
9. Je rechten
Je hebt het recht om je gegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken tegen verwerking op grond van gerechtvaardigd belang en je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen (dataportabiliteit). Heb je toestemming gegeven, dan kun je die altijd intrekken; dat geldt niet met terugwerkende kracht.
Veel gegevens kun je zelf inzien en wijzigen in het portaal, bijvoorbeeld je profiel, apparaten, sessies en het activiteitenlog. Voor andere verzoeken mail je privacy@cloudvikings.nl vanaf het e-mailadres van je account. We reageren binnen een maand. Om te voorkomen dat iemand anders jouw gegevens opvraagt, kunnen we je vragen je verzoek in het portaal met je tweede factor te bevestigen. Stuur nooit een kopie van je identiteitsbewijs mee.
10. Klacht indienen
Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of de toezichthouder in het land waar je woont.
11. Gegevens van onze klanten zelf
Gegevens die onze klanten zelf in hun diensten opslaan, zoals op hun website of in DNS-records, verwerken wij namens hen. Voor die gegevens is de klant verwerkingsverantwoordelijke en geldt de verwerkersovereenkomst. Vragen over die gegevens kun je het beste aan de betreffende organisatie stellen.
12. Wijzigingen
We kunnen deze verklaring aanpassen. De datum bovenaan laat zien wanneer dat voor het laatst is gebeurd. Wezenlijke wijzigingen melden we vooraf per e-mail en in het portaal.