Een gedeelde mailbox voor info@ of support@
Kort antwoord: een gedeelde mailbox is één inbox, zoals info@ of support@, die meerdere collega's samen gebruiken. Iedereen opent hem met zijn eigen login, ziet dezelfde mail en antwoordt vanaf het gedeelde adres. Microsoft 365 heeft dit als vaste functie. Bij CloudVikings Mail kan het ook: je kiest een pakket vanaf € 3,03 per maand incl. btw en vinkt aan welke collega's erbij mogen.
Wat een gedeelde mailbox is
Veel bedrijven hebben een algemeen adres: info@ voor vragen, support@ voor klanten, facturen@ voor de boekhouding. Die mail is niet van één persoon, maar van het team. In een gedeelde mailbox komt al die mail op één plek binnen. Collega's zien dezelfde berichten, dezelfde mappen en of een bericht al gelezen is. Antwoorden doe je vanaf het gedeelde adres, zodat de klant een antwoord van info@ krijgt en niet van een persoonlijk adres.
Belangrijk: de gedeelde mailbox heeft geen eigen wachtwoord. Je opent hem met je eigen login, naast je eigen mailbox.
Het verschil met doorsturen, een alias of een gedeeld wachtwoord
| Oplossing | Wat er gebeurt | Nadeel |
|---|---|---|
| Gedeelde mailbox | Eén inbox die het team samen ziet; antwoorden vanaf het gedeelde adres | Elke collega heeft een eigen mailbox nodig |
| Groepsadres of doorsturen | Elke collega krijgt een eigen kopie in zijn eigen inbox | Je ziet niet wie al heeft geantwoord; antwoorden gaat vanaf je eigen adres |
| Alias | Een extra adres dat in de mailbox van één persoon binnenkomt | Alleen die ene persoon ziet de mail |
| Gedeeld wachtwoord | Iedereen logt in op hetzelfde account | Onveilig, zie hieronder |
Waarom een gedeeld wachtwoord een slecht idee is
- Geen tweestapsverificatie per persoon. Een tweede factor hoort bij één persoon en één telefoon. Bij een gedeeld account wordt die vaak uitgezet, en dan is één gelekt wachtwoord genoeg.
- Een vertrokken collega kan er nog in. Tot je het wachtwoord wijzigt en het iedereen opnieuw vertelt.
- Je weet niet wie wat deed. Elk bericht is verstuurd door "info@", niet door Anna of Bert.
- Wachtwoorden zwerven rond in chatberichten, op briefjes of in een gedeeld document.
Met een gedeelde mailbox logt iedereen in met zijn eigen account, met zijn eigen tweede factor. Gaat iemand weg, dan haal je hem eraf en verandert er voor de rest niets.
Hoe Microsoft 365 het doet
Microsoft 365 heeft gedeelde mailboxen als vaste functie. Volgens de documentatie van Microsoft (bijgewerkt maart 2026) kan een gedeelde mailbox tot 50 GB opslaan zonder eigen licentie. Elke collega die hem gebruikt, heeft wel een eigen Exchange Online-mailbox met licentie nodig. Microsoft raadt aan er niet rechtstreeks op in te loggen, en adviseert maximaal 25 gebruikers per gedeelde mailbox. Voor meer dan 50 GB of een archief is wel een licentie nodig.
Gebruik je Microsoft 365 al, dan is dat een prima keuze. Zet dan wel de DNS van je domein goed: zie Microsoft 365 DNS-records instellen.
Hoe Google Workspace het doet
Google Workspace kent geen aparte "gedeelde mailbox" zoals Microsoft. Google noemt twee manieren:
- Een Google-groep als Collaborative Inbox. Mail aan bijvoorbeeld support@ komt binnen in een groep. Teamleden kunnen gesprekken aan zichzelf of een collega toewijzen en als afgehandeld markeren. Dat gebeurt in Google Groups, niet in je gewone Gmail-inbox.
- Delegatie. Collega's krijgen in Gmail toegang tot de inbox van een ander account, en kunnen daaruit lezen en versturen. De beheerder van je organisatie kan dat beperken.
Hoe het werkt bij CloudVikings Mail
Bij CloudVikings Mail is een gedeelde mailbox een mailbox zoals elke andere, maar zonder eigen login. Je kiest er een pakket voor (Basis 10 GB, Zakelijk 25 GB of Pro 50 GB, zie prijzen) en geeft aan welke collega's erbij mogen.
- In de webmailDe gedeelde mailbox staat als tweede account naast je eigen mailbox.
- In Outlook, Apple Mail of op je telefoonVia IMAP verschijnt hij als map Shared Folders onder je eigen account. Meestal hoef je hem niet apart toe te voegen; zie je de map niet, zet dan in je mailprogramma alle mappen aan (abonneren).
- Versturen vanaf het gedeelde adresAlleen leden mogen dat. Probeert iemand anders vanaf info@ te versturen, dan weigert onze mailserver het bericht.
- Leden regel je zelfEen nieuwe collega heeft meteen toegang, een vertrokken collega meteen niet meer. Elke wijziging bevestig je met je passkey of authenticator-app en staat in het activiteitenlog.
Leden zijn persoonlijke mailboxen van je eigen organisatie. Mensen van buiten (bijvoorbeeld met een Gmail-adres) kunnen geen lid worden.
Zo maak je er een
- Log in bij Mijn CloudVikings en ga naar Mail. Heb je nog geen maildomein, voeg dat dan eerst toe.
- Zorg dat de collega's die erbij moeten een eigen (persoonlijke) mailbox hebben.
- Klik op Nieuwe mailbox en vul het adres in, bijvoorbeeld info.
- Kies bij Soort voor Gedeeld en vink de leden aan.
- Kies een pakket en per maand of per jaar, en bevestig.
Zodra de mailbox actief is, zien de leden hem binnen een minuut in hun webmail en mailprogramma.
Tips voor werken met een gedeelde mailbox
- Gebruik de gelezen-status. Die is gedeeld: een gelezen bericht is voor iedereen gelezen. Spreek af dat je een bericht pas leest als je het ook oppakt, of markeer het weer als ongelezen.
- Maak mappen per onderwerp of status, zoals "In behandeling" en "Afgehandeld". Verplaats een bericht als je het oppakt, dan ziet de rest dat.
- Zet je naam onder je antwoord. De klant ziet info@ als afzender; een naam maakt het persoonlijk.
- Verwijderen is voor iedereen. Wat één collega weggooit, is voor het hele team weg. Berichten in de prullenbak worden na 30 dagen definitief verwijderd.
Veelgestelde vragen
Heeft een gedeelde mailbox een eigen wachtwoord?
Nee. Collega's openen hem met hun eigen login. Zo heeft iedereen zijn eigen tweestapsverificatie en hoef je niets te wijzigen als iemand vertrekt.
Wat kost een gedeelde mailbox bij CloudVikings?
Hetzelfde als een persoonlijke mailbox: je kiest Basis (10 GB), Zakelijk (25 GB) of Pro (50 GB), per maand of per jaar. Zie prijzen. De leden hebben elk een eigen mailbox nodig.
Kan ik antwoorden vanaf info@?
Ja, als je lid bent. Kies in je mailprogramma of webmail het gedeelde adres als afzender. Wie geen lid is, kan niet vanaf dat adres versturen.
Wat is het verschil met een groepsadres?
Een groepsadres stuurt elke mail als kopie naar de inbox van elk lid; iedereen werkt in zijn eigen kopie. Een gedeelde mailbox is één inbox die het team samen ziet. Bij CloudVikings is een groepsadres gratis, een gedeelde mailbox zit in een pakket. Zie de vergelijking.
Kan iemand van buiten mijn organisatie lid worden?
Nee, alleen persoonlijke mailboxen van je eigen organisatie. Dat is bij Microsoft 365 ook zo.
Ik gebruik Microsoft 365 of Google Workspace. Kan ik bij jullie toch mijn DNS regelen?
Ja. Je hoeft niet over te stappen: met een recept in Mijn CloudVikings zet je de DNS voor Microsoft 365 of Google Workspace in één keer goed. Zie e-mail instellen.
Bronnen: Microsoft Learn: About shared mailboxes (bijgewerkt 13 maart 2026); Google: Use a group as a Collaborative Inbox; Gmail Help: Collaborate with colleagues.