Je e-mail komt in de spam: oorzaken en oplossingen

Hoe staat jouw domein ervoor? Doe de gratis e-mailcheck: SPF, DKIM en DMARC in een paar seconden gecontroleerd.

Hoe een ontvanger beslist

Gmail, Outlook en andere ontvangers stellen bij elke mail drie vragen. Mag deze server mailen namens dit domein? Is het bericht ondertekend en onderweg niet aangepast? En wat wil de eigenaar van het domein dat we doen als dat niet klopt? Daarna wegen reputatie en inhoud mee. Gaat er iets mis, dan belandt je mail in de spam of komt hij niet aan.

De meest voorkomende oorzaken

1. SPF, DKIM of DMARC ontbreekt of klopt niet

Dit is verreweg de vaakste oorzaak, en ook de makkelijkste om op te lossen.

• SPF is de lijst met servers die namens je domein mogen mailen. Veelgemaakte fouten: twee SPF-records in plaats van één, of meer dan tien DNS-lookups.
• DKIM is een digitale handtekening onder elke mail. Vaak staan de records er wel, maar is DKIM bij de e-mailaanbieder nooit aangezet.
• DMARC vertelt ontvangers wat ze moeten doen met mail die niet klopt, en stuurt jou rapporten. Zonder DMARC heb je geen zicht op wat er misgaat.

2. Je website, webshop of nieuwsbrief mailt buiten SPF om

Je gewone mail komt goed aan, maar orderbevestigingen, contactformulieren of nieuwsbrieven niet? Dan verstuurt een andere dienst die mail met jouw domein als afzender. Denk aan je webshopsoftware, je boekhoudpakket of je nieuwsbriefdienst. Die dienst moet dan in je SPF-record staan, en liefst ook een eigen DKIM-sleutel op je domein hebben.

Mailt een contactformulier vanaf de webserver zelf? Laat het dan liever versturen via je e-mailaanbieder of een verzenddienst. Zo'n server staat meestal niet in je SPF en heeft geen DKIM.

3. De reputatie van de verzendende server

Mail je via een gedeelde server, bijvoorbeeld bij een goedkoop hostingpakket, dan deel je de reputatie met alle andere klanten op die server. Verstuurt één van hen spam, dan kan het IP-adres op een zwarte lijst (blacklist) komen en lijdt jouw mail eronder. Een gevestigde e-mailaanbieder zoals Microsoft 365 of Google Workspace beheert die reputatie voor je.

4. Ontbrekende reverse DNS

Reverse DNS (een PTR-record) koppelt het IP-adres van een mailserver terug aan een naam. Gmail eist dat het IP-adres van elke verzendende server zo'n record heeft. Bij een grote e-mailaanbieder is dat geregeld; draai je een eigen mailserver, dan stel je het in bij de partij die het IP-adres beheert, niet in je eigen DNS-zone.

5. Een nieuw domein of een plotselinge piek

Een domein zonder geschiedenis heeft nog geen reputatie. Verstuur je meteen grote aantallen mails, dan valt dat op. Begin rustig en bouw het volume geleidelijk op.

6. De inhoud

Inhoud speelt mee, maar minder dan vaak gedacht. Let op links naar verkorte of verdachte adressen, mails die alleen uit één grote afbeelding bestaan, en adressen in je lijst die nooit iets hebben aangevraagd. Als ontvangers je mail zelf als spam markeren, weegt dat zwaar.

De regels van Gmail en Microsoft

Sinds 1 februari 2024 stelt Google eisen aan iedereen die naar Gmail-adressen mailt: SPF of DKIM, geldige reverse DNS, een versleutelde verbinding (TLS) en een laag spampercentage. Wie meer dan 5.000 mails per dag naar Gmail stuurt, heeft daarnaast SPF, DKIM én DMARC nodig, een afzenderdomein dat overeenkomt met SPF of DKIM, en een afmeldlink met één klik voor marketingmail. Google adviseert het spampercentage onder 0,1% te houden en nooit 0,3% te bereiken.

Microsoft stelt sinds mei 2025 vergelijkbare eisen voor wie 5.000 of meer mails naar de consumentendiensten (zoals Outlook.com en Hotmail) stuurt vanaf hetzelfde domein: SPF en DKIM moeten slagen, en er moet een DMARC-record zijn waarop de mail slaagt. Mail die niet voldoet, weigert Microsoft met de foutmelding 550 5.7.515 Access denied.

Stap voor stap uitzoeken wat er misgaat

1. Doe de e-mailcheck. Die controleert je MX, SPF (inclusief de limiet van tien lookups), DKIM en DMARC en zegt in gewone taal wat er beter kan.
2. Bekijk de kopregels van een mail in de spam. Stuur een mail naar een Gmail-adres, open hem en kies in het menu met de drie puntjes Origineel tonen. Bovenaan zie je per controle PASS of FAIL voor SPF, DKIM en DMARC. Staat er een ander domein bij DKIM dan het jouwe, dan ondertekent je dienst met zijn eigen domein in plaats van het jouwe.
3. Test elke dienst apart. Laat je webshop, je formulier en je nieuwsbrief elk een mail sturen en bekijk de kopregels. Zo vind je de dienst die buiten SPF of DKIM valt.
4. Lees je DMARC-rapporten. Ontvangers sturen dagelijks een overzicht van alle servers die met jouw domein mailden, en of ze slaagden. Daar zie je ook diensten die je vergeten was.
5. Herstel en controleer opnieuw. Na een wijziging in je DNS kan het even duren voor iedereen het ziet. Doe de check daarna nog een keer.

Zo regel je het bij CloudVikings

In Mijn CloudVikings staan recepten voor Microsoft 365 en Google Workspace, en een recept voor DMARC waarin je kiest tussen alleen rapporteren, naar de spam of weigeren, met een adres voor de rapporten. De recepten voegen SPF samen tot één correct record in plaats van er een tweede naast te zetten. Gebruikt een domein geen e-mail, dan zet het recept Dit domein gebruikt geen e-mail alles dicht, zodat niemand er phishing mee kan versturen.

Heb je je AI-assistent gekoppeld, dan kun je ook vragen: "Mijn nieuwsbrief komt in de spam, zet mijn SPF en DKIM goed." Hij bekijkt eerst je huidige records en doet een voorstel; jij keurt het goed met je passkey. Zie e-mail instellen.

Bronnen (geraadpleegd 24 oktober 2026): Google: richtlijnen voor afzenders van e-mail; Microsoft: fout 550 5.7.515 in Outlook.com; Google: volledige kopregels van een e-mail bekijken; RFC 7489 (DMARC).