E-mail voor je vereniging, die blijft als het bestuur wisselt

Het bekende probleem

De penningmeester mailt vanaf een eigen Gmail-adres, de secretaris vanaf het adres van zijn werk. Stopt iemand, dan gaat de mailgeschiedenis van de vereniging met hem mee: afspraken met de gemeente, de sponsor, de verhuurder van de zaal. Leden en partners moeten na elke wissel een nieuw adres onthouden. En wie het wachtwoord van dat ene gedeelde account nog weet, weet niemand meer.

Zo richt je het in

• Een mailbox per functievoorzitter@, secretaris@, penningmeester@, ledenadministratie@. De mailbox hoort bij de functie, niet bij de persoon. Het pakket Basis (10 GB) is voor een vereniging bijna altijd genoeg.
• Info@ gratis als aliasLaat info@ binnenkomen in de mailbox van de secretaris, als een van de 20 gratis aliassen per mailbox. Zo ook bijvoorbeeld contributie@ bij de penningmeester.
• Bestuur@ als groepsadresEén adres dat bij alle bestuursmailboxen tegelijk binnenkomt, gratis. Handig voor de gemeente of de bond.
• Overdracht in één minuutBij een bestuurswissel maak je een nieuw wachtwoord voor de mailbox. Alle eerdere wachtwoorden en app-wachtwoorden werken dan direct niet meer, en de opvolger leest verder waar de voorganger stopte.

Lezen kan in de webmail, op de telefoon of in elk mailprogramma. Wie de mail liever naast zijn eigen adres leest, voegt de functiemailbox gewoon als tweede account toe in Gmail-app, Outlook of Apple Mail.

Wat het kost: een voorbeeld

Alle bedragen inclusief btw. Per jaar betaal je voor 10 maanden. Heb je al een domeinnaam ergens anders, dan kan die daar blijven; het maildomein zelf is gratis. Zie alle prijzen.

Beheer dat niet bij één persoon hangt

• Meerdere beheerdersNodig twee of drie bestuursleden uit in Mijn CloudVikings, elk met een eigen login. Stopt er een, dan haal je hem eruit en kan de rest gewoon verder. Ook de domeinnaam staat op naam van de vereniging, niet op die van een bestuurslid.
• Rechten per persoonGeef de vrijwilliger die de website doet alleen rechten op de website, en de secretaris alleen op mail. Wil je dat een tweede bestuurslid wijzigingen goedkeurt, dan kan dat ook.
• Alles in het activiteitenlogWie welke mailbox maakte, welk wachtwoord wanneer opnieuw werd gemaakt: het staat erin.
• Verwerkersovereenkomst inbegrepenIn de mail van je ledenadministratie staan persoonsgegevens van leden. Onze verwerkersovereenkomst geldt automatisch; de mail staat op servers in Duitsland en Finland.

Goed om te weten

• Geen nieuwsbrief aan alle ledenEen mailbox is voor gewone mail; per mailbox geldt een verzendlimiet. Voor de ledennieuwsbrief gebruik je een nieuwsbriefdienst. Zet die in je SPF-record, dan komt hij beter aan; ons recept laat die staan.
• Een groepsadres gaat alleen naar mailboxen van de verenigingBestuur@ kan (nog) niet doorsturen naar een privé-Gmail-adres. Gebruik daarvoor de functiemailboxen, of lees ze als tweede account in je eigen mail-app.
• Een gedeelde mailbox vraagt een eigen mailbox per lidWil je met meerdere mensen in één inbox werken, met ieder een eigen login, dan heeft elk lid een persoonlijke mailbox nodig. Voor de meeste verenigingen is een mailbox per functie eenvoudiger. Meer over het verschil: gedeelde mailbox.