E-mail voor je praktijk: één inbox voor het hele team

Zo werkt je team ermee

• Info@ als gedeelde inboxAlle vragen van cliënten komen op één plek binnen. Iedereen ziet wat al gelezen of verplaatst is, en antwoordt vanaf info@. Wie uit dienst gaat, haal je er met één klik af. Hoe een gedeelde mailbox werkt.
• Een eigen mailbox per medewerkerMet een eigen wachtwoord en eigen tweestapsverificatie. Geen gedeelde wachtwoorden op een briefje bij de balie.
• Afspraken@ of facturen@ zonder extra kostenTot 20 aliassen per mailbox, en groepsadressen die bij meerdere collega's tegelijk binnenkomen, gratis.
• Agenda en contacten in elke mailboxVoor je eigen afspraken en adressen, op je telefoon en computer. Een afsprakensysteem voor cliënten is het niet: daarvoor houd je je eigen planningssoftware.

Wat het kost: een voorbeeld

Een praktijk met drie medewerkers en een gedeelde inbox: drie mailboxen Basis (10 GB) en info@ als gedeelde mailbox in Zakelijk (25 GB, omdat daar de meeste mail en bijlagen binnenkomen). Samen € 14,54 per maand incl. btw, of € 145,40 per jaar. Voor zakelijke klanten exclusief btw: € 12,00 per maand. Het maildomein en de aliassen zijn gratis. Zie alle prijzen.

Vertrouwelijk, en wat we daarvoor doen

• Verwerkersovereenkomst inbegrepenJij bent verantwoordelijk voor de gegevens van je cliënten, wij verwerken ze voor je. Onze verwerkersovereenkomst geldt automatisch, en in de lijst met subverwerkers zie je precies wie wat doet.
• In EuropaDe mail staat op onze servers bij Hetzner in Duitsland en Finland. De back-up gaat versleuteld naar Wasabi in Amsterdam; dat is een Amerikaans bedrijf, daarom versleutelen we hem voordat hij de server verlaat, met een sleutel die alleen wij hebben.
• Inloggen beveiligdInloggen kan alleen over een versleutelde verbinding, en tweestapsverificatie zet je per mailbox aan. Voor Mijn CloudVikings, waar je de mailboxen beheert, is een tweede factor altijd verplicht.
• Wie wat deedWie een mailbox maakte, een collega toegang gaf of een wachtwoord vernieuwde, staat in het activiteitenlog.
• Je domein beschermdSPF, DKIM, DMARC en MTA-STS horen erbij, zodat anderen moeilijker mail kunnen vervalsen die van jouw praktijk lijkt te komen.

Werk je in de zorg? Lees dit eerst

Voor het mailen van gezondheidsgegevens bestaat in Nederland een eigen norm: NTA 7516 van NEN. Die stelt eisen aan veilig mailen en chatten met persoonlijke gezondheidsinformatie, zoals versleuteling tot bij de ontvanger en een controle wie de ontvanger is. NEN werkt aan een opvolger, NEN 7516.

CloudVikings Mail voldoet niet aan NTA 7516 en heeft geen keurmerk daarvoor. Gewone e-mail, ook bij ons, gaat tussen mailservers versleuteld als de ontvanger dat ondersteunt, maar is daarmee geen beveiligde berichtendienst voor medische gegevens.

• Wel bij onsJe gewone mail: vragen over afspraken en tarieven, contact met leveranciers, de gemeente en verzekeraars, facturen.
• Niet via gewone mailVerslagen, verwijzingen, diagnoses en andere gezondheidsgegevens. Gebruik daarvoor een beveiligde-maildienst die aan NTA 7516 voldoet; die werkt naast je mailbox bij ons, op hetzelfde adres.

Twijfel je wat in jouw situatie mag, vraag het dan aan je beroepsvereniging of je functionaris gegevensbescherming.